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公司培训办公室计算机使用的基础知识
来源: | 作者:prodfdf58 | 发布时间: 2009-04-29 | 683 次浏览 | 分享到:

公司培训办公室计算机使用的基础知识

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发布者:qh办 发布时间: 阅读:6250

 

公司培训办公室计算机使用的基础知识

----办公计算机的正确使用方法

1、基本原则:

①学会正确地使用计算机、安全地使用计算机、科学地使用计算机。要按计算机规定程序操作;要定期按时升级杀毒软件;要按照企业的电子文档管理规定,及时整理每天产生的新文件;清除已经作废的文件;将正在使用或者等待领导审批的文件存入临时文件夹;分类编辑正式文件的电子序号;存入指定的专用文件夹,并作好正式文件的备份,同时存入机器硬盘和移动硬盘。便于今后工作需要时的快捷查询。不要让计算机因你的错误操作而出现故障,造成企业经济损失。

②与他人共用电脑时,要协调好电脑的使用时间,应根据任务量的轻重缓急区别对待。

③未经允许,不要查看别人的文件。注意机密文件的保密

不要在工作时间上网聊天、玩电脑游戏。(业余上网聊天,万一感染了病毒,正常杀毒软件不能消灭病毒时,可以下载专用杀毒软件)

⑤工作结束后,应清理桌面多余的图标,按规定程序关闭计算机,同时保持环境和设备的整洁。

2、提高计算机运行速度的办法

(1)合理使用硬盘;:5点。合理分区和合理使用
    什么是合理使用硬盘呢?以一块容量为80gb的新硬盘为例说明:c盘分给10至15gb(视操作系统而定),d盘调成10gb,e盘设为10gb,省下的就看着设吧(可对半分为f和g盘)。

分好区后如何使用是最为关键:4点 
   ①把操作系统装在c盘上,并把office、foxmail、icq、qq、flashget、超级兔子、播放器软件以及一些看图软件等常用小型软件也安装在c盘上。

②使用"优化大师"之类的系统修改软件,把"我的文档"、"上网缓冲"、"上网历史"、"收藏夹"等经常要进行写、删操作的文件夹设置到d盘上,尽量避免其它分区产生磁盘碎片而降低硬盘性能。
   ③把各种应用软件安装到e盘,至于游戏可装在f盘,g盘用来存放影音文件。
   ④对c盘进行一次碎片整理。

(2)虚拟内存的合理设置。这个问题较复杂,留在以后在讲。
    (3)合理摆放"快捷方式"
    绝大多数运行软件都是通过该软件的"快捷方式"来做到的。硬盘越来越大,安装的软件也越来越多,许多人喜欢把快捷方式都放到桌面上,这样不但使您眼花缭乱,而且系统性能也会下降,而且会造成系统资源占用过大而使系统变得不稳定,所以我们最好把桌面上的快捷方式控制在10个左右,其它的快捷方式可全放到开始菜单和快捷启动栏中。

 (4)慎用"安全类"软件
    这里是指实时性的防毒软件和防火墙。该类软件对系统资源和cpu资源的占用是非常大的(有的高达30%以上)。如果您不经常上杂七杂八网站的话,这类软件完全没有必要使用。建议你办公室里的存储有公司重要数据的计算机不要上网。下面我还要讲到其泄密的危险性。
     (5)减少不必要的随机启动程序 
    许多人不知道什么程序是可以禁止的,什么是不能禁止的,因此也没有进行这一步工作。在界面的"开机速度优化"中优化大师中,会提示什么可以禁止,什么不能禁止。这样做除了能加快启动速度外,还能提高系统在运行中的稳定性!
    (6)桌面背景不要太复杂
    桌面背景也不要弄得太复杂(建议设为"无"),有的还做成了动画桌面,这除了会给系统带来不稳定因素外,没有任何好的作用——毕竟我们只有很少时间是面对桌面的。
    (7)尽量精简右键菜单

3、电子档案的保存与维护

(1)要建立适合于磁、光介质保存的环境。

诸如温湿度的控制,存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准,载体应直立排放、并避光、防尘、防变形,远离强磁场和有害气体等。    

(2)要保证电子档案内容逻辑上的准确。

电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台,将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。

因为,电子档案来自各个方而,往往是在不同的电子计算机系统上形成的,且在内容的格式编排上也不尽—致,这种在技术和形式上的差异,必然导致在以后还原时所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术,往往是已经过时的技术,这是科技进步所带来的必然结果。

因此,除对电子挡案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其他方法和技术力加以转换。    

    (3)要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案,必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用以下三种方法:—是保存电子档案相关支持软件,即在保存电子档案的同时,将与电子档案相关的软件及整个应用系统—并保存,并与电子档案存储在—起,恢复时,使之按本来的面目进行显示;二是保存原始档案的电子图像;三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品,因为这是最为稳妥的永久保存方法。    

    (4)要保证电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说,常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案,就需要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括:元数据;物理结构与逻辑结构的关系;相关的电子档案名称、存储位置及相互关系;与电子档案内容相关的背景信息等。

    (5)要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体是磁性载体,极易受到环境的影响。因此,对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性。定期检测,应每年一次,采用等距抽样或随机抽样的方式进行,样品数量以不少于10%为宜,以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查,确认载体表面是否有物理损坏或变形,外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测,采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体,须进行有效的修正或更新。应每四年拷贝一次,且原载体继续保留的时间不少干四年。对于电子档案的检测与维护,必须进行严格管理,因为任何一次误操作,都可能使保存的电子档案遭到人为损害,甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。    

    对电子档案的有效保存与维护,是—项极其重要而复杂的工作。因而,应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等条件,制定技术方案和工作模式,并采取有效措施,以确保电子档案的安全可靠,能够永久地处于可准确提供利用的状态。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(qh办)

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